Kosten eines Gastro-Kassensystems: alle Posten

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Der größte Posten ist meist das Software-Abo, abgerechnet pro Kasse, Gerät oder Lizenz und oft mit 12 Monaten Laufzeit oder Rabatt bei Vorauszahlung. Viele Funktionen sind Module: Küchenmonitor, Kassenbuch, Reservierung, Gutscheine, QR-Bestellung. Jedes Modul kostet pro Monat extra, manche pro Bildschirm.

Dazu kommt die Fiskalisierung. In Deutschland braucht jedes elektronische Aufzeichnungssystem eine zertifizierte TSE (§ 146a AO), die als Cloud-TSE im Abo oder als Teil des Pakets verkauft wird; außerdem musst du das System innerhalb eines Monats nach Anschaffung über Mein ELSTER beim Finanzamt melden. In Österreich braucht die Registrierkasse eine Signaturerstellungseinheit und eine Anmeldung in FinanzOnline. In der Schweiz haben wir keine vergleichbare Pflicht zu einer zertifizierten Fiskalkasse gefunden.

Schließlich die variablen Kosten: Kartengebühren auf jeden Kartenumsatz und, wenn du Lieferplattformen nutzt, eine Provision auf jede vermittelte Bestellung. Bei hohem Umsatz sind diese Prozente oft teurer als das Abo.

Warum du alle Posten zusammenrechnen solltest

• Module summieren sich. Bei orderbird PRO kostet der Küchenmonitor 29,90 € pro Bildschirm und Monat, die Reservierung 59,90 €, jede zusätzliche Gerätelizenz 39,90 €.
• Die Kartenzahlung beeinflusst den Grundpreis. orderbird PRO ist mit orderbird-Kartenzahlung 20 bis 30 € netto im Monat günstiger als ohne.
• Einmalkosten fallen sofort an. ready2order berechnet 99 € Aktivierung; ein readyTab kostet 649 €, ein Bondrucker 269 €.
• Fiskalisierung ist nicht immer inklusive. Bei ready2order kostet das TSE-Paket 15,90 € im Monat, bei gastronovi die Cloud-TSE 14 €; bei orderbird PRO ist die Online-TSE im Paket.
• Prozente wachsen mit dem Umsatz. Bei 15.000 € Kartenumsatz im Monat sind 1,23 % 184,50 €, 1,29 % 193,50 € und 1,39 % 208,50 €.

Die Kosten im Vergleich

Die Tabelle zeigt die Preise von den Seiten der Anbieter, geprüft am 28. Oktober 2026. „Netto“ steht, wo der Anbieter „zzgl. MwSt.“ angibt.

qmen.us

qmen.us kostet nichts: keine Monatsgebühr, keine Provision pro Bestellung, kein bezahlter Tarif, keine Kreditkarte. Es läuft im Browser auf Handys, Tablets und TVs, die du schon hast; installieren musst du nur den optionalen Druck-Agenten (Linux/Windows) oder die Android-App, wenn du Bons auf einem Thermodrucker willst. Möchtest du Hilfe bei der Einrichtung, kann ein zertifizierter Partner das gegen eine Gebühr übernehmen, die du direkt an ihn zahlst; qmen.us bekommt davon nichts.

Die Kehrseite: qmen.us ersetzt keine Kasse. Es hat weder TSE noch RKSV-Signatur, keine Kartenzahlung und kein Terminal. In Deutschland und Österreich kommen also die Kosten einer zertifizierten Kasse in jedem Fall dazu. Es fehlen auch Lagerhaltung, Reservierung und die Anbindung an Lieferplattformen. Sinnvoll ist qmen.us, wenn du die Module für Bestellung, QR und Küchenmonitor nicht zusätzlich im Abo bezahlen willst.

orderbird

orderbird PRO kostet im Paket S 99,90 € netto im Monat mit orderbird-Kartenzahlung (119,90 € ohne), M 139,90 € (159,90 €) und L 169,90 € (199,90 €), bei 12 Monaten Laufzeit; Vorauszahlung für 1 oder 3 Jahre bringt laut Anbieter Rabatt. Online-TSE, Onboarding und 24/7-Notfallsupport sind enthalten. Zusätzlich: Gerätelizenz 39,90 €, Küchenmonitor 29,90 € pro Bildschirm, Kassenbuch 19,90 €, Reservierung 59,90 €, QR-Bestellsystem 39,90 €. Hardware und Kartengebühren nennt die Seite nicht. orderbird MINI kostet 39,90 € im Monat monatlich kündbar oder ab 18,33 € im Monat mit 5-Jahres-Lizenz (1.099,90 € im Voraus), plus Gerät ab 149 € und 1,09 bis 1,49 % pro Kartenzahlung.

ready2order

Bei ready2order kostet die Kasse 35,90 € netto im Monat oder 430,80 € im Jahr, das Gastro-Paket für Tischservice 23,90 €, das Kassenbuch 13,90 €. In Deutschland kommt das TSE-Paket für 15,90 € im Monat dazu, in Österreich das Signaturpflicht-Zertifikat für 12 € im Monat, die Jahresbelegprüfung für 70 € im Jahr und die Kassenanmeldung für 69 € einmalig. Einmalig fallen 99 € Aktivierung an; Online-Einrichtung komplett kostet 349 €. Hardware: readyMini 279 €, readyTab 649 €, Epson-Bondrucker 269 €, Kassenlade 79 €.

SumUp

SumUp bietet eine Kassensoftware ohne Monatsgebühr; dann zahlst du nur die Transaktionsgebühr, laut Preisseite 1,39 % für Vor-Ort-Zahlungen ohne Abo. Mit dem Abo Zahlungen Plus (19 € im Monat oder 199 € im Jahr) wirbt SumUp mit 0,79 %. Das Kassensystem Plus mit Tischverwaltung und Bestellungen an die Küche kostet 49 € netto im Monat; die TSE ist laut SumUp integriert, Hardwarepreise stehen im Shop.

Lightspeed

Lightspeed Restaurant (früher Gastrofix) kostet in Deutschland 89 € (Basic, 1 Lizenz), 159 € (Core, 2 Lizenzen) oder 249 € (Pro, 3 Lizenzen) im Monat, jede weitere Lizenz 49 €. In der Schweiz sind es 89, 159 und 249 CHF. Ob die Preise netto sind, nennt die Seite nicht; Zahlungsgebühren und Add-on-Preise gibt es auf Anfrage.

gastronovi

gastronovi rechnet pro Lizenz: Kasse inklusive Küchenmonitor 69 € im Monat für die erste, 59 € für die zweite bis fünfte Lizenz, in der Schweiz 79 CHF. Cloud-TSE 14 €, RKSV-Lizenz für Österreich 14 €, Kassenbuch 24 €. Das Bestellsystem kostet 69 € im Monat oder 29 € plus 5 % des Online-Umsatzes. Monatstarife laufen mindestens 3 Monate. gastronovi Pay berechnet je nach Monatsvolumen 6 bis 10 Cent pro Transaktion plus einen Prozentsatz je Kartentyp.

Vectron

Vectron SMART kostet 34,90 € Grundgebühr im Monat; die Geräte werden monatlich berechnet, etwa POS 7 mit Drucker 39,90 €, POS Life 24,90 €, Küchenmonitor Order Hub 39,90 €, Drucker 9,90 €. Kartenzahlungen kosten 1,29 % (Amex 1,9 %), Online-Zahlungen 1,99 %. Die TSE gibt es über den Fachhändler, ein Preis steht nicht auf der Liste.

Hypersoft

Hypersoft bietet ein modulares Kassensystem für die Gastronomie mit Küchenmonitor und QR-Nachbestellung an. Preise stehen nicht auf der Website; der Anbieter lädt zu einem Beratungstermin ein. Die Preise sind also auf Anfrage.

Deine Kosten in 6 Schritten durchrechnen

Mit diesen Schritten bekommst du eine Zahl pro Monat und eine für das erste Jahr, die du zwischen Anbietern vergleichen kannst.

1. Zähl deine Geräte

   Wie viele Kassen, wie viele Handys oder Tablets für die Bedienung, wie viele Bildschirme in der Küche? Bei vielen Anbietern kostet jedes Gerät eine eigene Lizenz.

2. Wähl die Module, die du wirklich brauchst

   Schreib auf, was du brauchst – Tischplan, Küchenmonitor, Kassenbuch, Reservierung, QR-Bestellung – und addiere die Modulpreise zum Grundpreis. Bestellung, QR und Küchenmonitor kannst du auch kostenlos mit qmen.us abdecken und nur die Kasse im Abo zahlen.

3. Rechne die Fiskalisierung dazu

   TSE (Deutschland) oder Signatur und Anmeldung (Österreich) kosten bei manchen Anbietern extra. Für die Kassenmeldung über Mein ELSTER bietet orderbird einen Service für 99,99 € an; du kannst die Meldung auch selbst in deinem ELSTER-Konto erledigen.

4. Schätz deine Kartengebühren

   Multipliziere deinen monatlichen Kartenumsatz mit dem Prozentsatz. Bei 15.000 € sind das je nach Anbieter 184,50 € (1,23 %) bis 208,50 € (1,39 %) im Monat.

5. Addiere Hardware und Einrichtung

   Kassen-Tablet, Bondrucker, Kassenlade, Kartenterminal, Aktivierung und Schulung. Bei ready2order kommen für Tablet, Drucker, Kassenlade und Aktivierung zum Beispiel 649 + 269 + 79 + 99 = 1.096 € netto zusammen.

   Tipp: Ein Beispiel mit ready2order in Deutschland: 35,90 + 23,90 + 15,90 = 75,70 € netto im Monat, also 908,40 € im Jahr plus 1.096 € einmalig – zusammen 2.004,40 € netto im ersten Jahr, ohne Kartengebühren.

6. Vergleiche das erste Jahr, nicht den Monat

   Leg Abo mal 12, Einmalkosten und geschätzte Kartengebühren zusammen. So siehst du, ob ein günstiger Monatspreis mit teurer Hardware oder ein teureres Paket mit inklusive Hardware am Ende besser passt.

Häufige Fragen

Quellen

Preise geprüft am 28. Oktober 2026; prüfe sie vor deiner Entscheidung auf der Seite des jeweiligen Anbieters.

• orderbird – Preise orderbird PRO
• orderbird – MINI Preise und Lizenzen
• orderbird – QR-Code-Bestellsystem
• ready2order – Preise Deutschland
• ready2order – Preise Österreich
• SumUp – Preise
• SumUp – Kassensystem
• Lightspeed – Restaurant-Preise Deutschland
• Lightspeed – Restaurant-Preise Schweiz
• gastronovi – Preise
• Vectron – Preisliste
• Hypersoft – Website
• inFranken.de – Bericht zur Lieferando-Provision (2022)
• Gesetze im Internet – § 146a AO
• Finanzamt BW – Meldung von Kassensystemen nach § 146a Abs. 4 AO
• USP.gv.at – Registrierkassenpflicht

Glossar

Monitor

Der Wandbildschirm, der live die Warteschlange dieser Station zeigt, passwortgeschützt.

Kellner-App

Die Bestellseite, die jeder Kellner über einen eigenen Link des Restaurants öffnet, direkt im Browser des Handys.

Druck-Agent

Das kleine Programm, das auf dem Gerät in der Küche läuft, die Bons von qmen.us holt, auf dem Thermodrucker ausgibt und bestätigt.

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