Das richtige System für dein Restaurant finden

Was du eigentlich auswählst

Hinter „Kassensystem Gastronomie“ stecken zwei Aufgaben. Die erste ist die Kasse: Umsätze erfassen, Beleg ausgeben, mit Karte und bar abrechnen und alles so speichern, wie das Finanzamt es verlangt. Die zweite ist der Service-Ablauf: Bestellung am Tisch aufnehmen, an die richtige Küchenstation schicken, abhaken, dem Gast Bescheid geben.

Viele Anbieter verkaufen beides zusammen. Das ist bequem, macht dich aber für den ganzen Ablauf von einem Vertrag abhängig. Andere Häuser kombinieren eine schlanke zertifizierte Kasse mit einem separaten Bestellsystem. qmen.us gehört zur zweiten Sorte: Es deckt Speisekarte, QR, Kellner-App, Küchenmonitor und Bondruck kostenlos ab, ist aber selbst keine Kasse.

Warum die Reihenfolge der Fragen zählt

• Die Fiskalpflicht siebt zuerst aus. In Deutschland muss jedes elektronische Aufzeichnungssystem eine zertifizierte TSE haben, jedem Gast einen Beleg geben und innerhalb eines Monats nach Anschaffung über Mein ELSTER gemeldet werden. In Österreich gilt die Registrierkassenpflicht ab mehr als 15.000 € Jahresumsatz und mehr als 7.500 € Barumsatz, mit Signaturerstellungseinheit und Belegerteilungspflicht ab dem ersten Barumsatz.
• Die Schweiz ist anders. Eine Pflicht zu einer zertifizierten Fiskalkasse haben wir dort nicht gefunden; Bücher und Belege musst du nach dem Obligationenrecht zehn Jahre aufbewahren.
• Kartenzahlung ist ein laufender Kostenblock. Die öffentlichen Sätze liegen zwischen 1,09 und 1,49 %.
• Lieferplattformen wollen angebunden sein. Wer viel über Lieferando oder Uber Eats verkauft, will die Bestellungen nicht von einem zweiten Tablet abtippen.
• Ein Wechsel kostet. Laufzeiten von 12 Monaten oder Vorauszahlung über Jahre binden dich, und jeder Kassenwechsel muss in Deutschland beim Finanzamt gemeldet werden.

Kurzvergleich

Fünf Optionen nach den Kriterien dieser Checkliste. Preise von den Seiten der Anbieter, geprüft am 28. Oktober 2026.

qmen.us

qmen.us passt, wenn du schon eine zertifizierte Kasse hast oder brauchst und den Ablauf zwischen Gast, Kellner und Küche verbessern willst, ohne ein weiteres Abo: QR-Speisekarte pro Tisch, Selbstbestellung, Kellner-App im Browser, Küchenmonitor mit Stationen, Abholbildschirm am TV, Bestellungen von zu Hause und Berichte mit CSV-Export. Fällt das Internet aus, druckt der Druck-Agent weiter, mit einer lokalen Bestellseite im Netz des Restaurants, und gleicht danach ohne doppelten Bon ab. Kostenlos, ohne Provision, Oberfläche auf Deutsch.

qmen.us passt nicht, wenn du ein einziges System für Kasse, TSE und Kartenzahlung willst, Lieferando- oder Uber-Eats-Bestellungen automatisch übernehmen musst, mehrere Standorte in einem Konto führst, Lager, Reservierung oder einen Tischplan brauchst oder Rollen wie Schichtleiter und Kassierer vergeben willst. Support kommt von einem kleinen Team in Brasilien, nicht von einem Händler vor Ort.

orderbird PRO

Kasse, Online-TSE, Onboarding und 24/7-Notfallsupport im Paket, ab 99,90 € netto im Monat mit orderbird-Kartenzahlung bei 12 Monaten Laufzeit; Küchenmonitor und QR-Bestellung als Module. Die richtige Wahl, wenn du alles aus einer Hand willst und mit der Laufzeit leben kannst.

ready2order

Zertifizierte Kasse mit Gastro-Paket ab 59,80 € netto im Monat, monatlich kündbar, mit eigenen Preisen für Deutschland (TSE-Paket) und Österreich (Signatur-Zertifikat, Jahresbelegprüfung, Kassenanmeldung). Die richtige Wahl für kleine Betriebe mit schmalem Budget, besonders in Österreich, wo die RKSV-Posten auf der Preisseite stehen.

SumUp

Kassensoftware ohne Monatsgebühr, Kassensystem Plus mit Tischverwaltung für 49 € netto, TSE integriert, Kartenzahlung ohne Abo 1,39 %. Die richtige Wahl, wenn du bereits SumUp-Terminals nutzt und einfach starten willst.

Vectron

Stationäre und mobile Kassen über mehr als 300 Fachhändler, laut Hersteller offlinefähig, im Paket SMART ab 34,90 € Grundgebühr plus Geräte im Monat, Kartenzahlung 1,29 %. Die richtige Wahl, wenn du einen festen Ansprechpartner vor Ort willst.

Die Checkliste in 7 Schritten

Geh die Punkte in dieser Reihenfolge durch und streich nach jedem Schritt die Anbieter, die nicht passen.

1. Fiskalregeln deines Landes

   Deutschland: zertifizierte TSE nach § 146a AO, Belegausgabe und Meldung über Mein ELSTER innerhalb eines Monats nach Anschaffung. Österreich: Registrierkasse mit Signaturerstellungseinheit bei mehr als 15.000 € Jahresumsatz und mehr als 7.500 € Barumsatz, Anmeldung in FinanzOnline. Schweiz: ordentliche Buchführung und zehn Jahre Aufbewahrung. Frag im Zweifel deinen Steuerberater oder deine Treuhand.

2. Zahlungen

   Welche Karten nehmen deine Gäste, und wie viel Umsatz läuft über Karte? Rechne den Prozentsatz auf deinen Kartenumsatz und prüfe, ob der Grundpreis an einen bestimmten Zahlungsanbieter gebunden ist. qmen.us wickelt keine Zahlungen ab; kassiert wird an deiner Kasse oder beim Liefern.

3. Lieferplattformen

   Verkaufst du über Lieferando oder Uber Eats, frag nach einer Anbindung, damit Bestellungen ohne Abtippen in Kasse und Küche landen. qmen.us hat keine solche Anbindung, bietet aber eigene Bestellungen von zu Hause mit Adresse, Statusseite und Chat, ohne Provision.

4. Hardware

   Kauf, Miete oder Paket? Prüfe, ob das System auf Geräten läuft, die du schon hast, oder eigene Hardware verlangt. qmen.us läuft im Browser auf vorhandenen Handys, Tablets und TVs; nur für den Thermodrucker brauchst du den Agenten oder die Android-App.

5. Offline-Betrieb

   Frag konkret: Was passiert, wenn das Internet mitten im Service ausfällt? Kann weiter kassiert, boniert und gedruckt werden? Lass dir das vorführen, statt dich auf ein Prospekt zu verlassen.

   Tipp: Zieh beim Test einfach einmal das Netzwerkkabel oder schalte das WLAN ab und schau, was weiterläuft.

6. Support

   Telefon rund um die Uhr, Händler vor Ort oder Kontaktformular? Ein Ausfall am Samstagabend ist teurer als jeder Monatspreis. Bei qmen.us erreichst du ein kleines Team über Kontaktseite und WhatsApp.

7. Wechselkosten

   Lies Laufzeit, Kündigungsfrist und automatische Verlängerung, frag nach dem Datenexport und plane die Meldung von Außerbetriebnahme und Anschaffung beim Finanzamt ein. Je weniger Module an einem Vertrag hängen, desto leichter ist ein späterer Wechsel.

Häufige Fragen

Quellen

Preise geprüft am 28. Oktober 2026; prüfe sie vor deiner Entscheidung auf der Seite des jeweiligen Anbieters.

• Gesetze im Internet – § 146a AO
• BSI – Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen (TSE)
• BMF – Schreiben vom 28. Juni 2024 zur Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO
• Finanzamt BW – Meldung von Kassensystemen nach § 146a Abs. 4 AO
• oesterreich.gv.at – Registrierkassenpflicht
• USP.gv.at – Registrierkassenpflicht
• BDO Schweiz – Aufbewahrungspflichten von Geschäftsunterlagen
• orderbird – Preise orderbird PRO
• ready2order – Preise Deutschland
• ready2order – Preise Österreich
• SumUp – Preise
• SumUp – Kassensystem
• Vectron – Website
• Vectron – Preisliste

Glossar

Offline-Modus

Konfigurationsbereich des Agenten, der ihn eine lokale Bestellseite ausliefern und eine Warteschlange führen lässt, solange das Restaurant ohne Internet ist.

Druck-Agent

Das kleine Programm, das auf dem Gerät in der Küche läuft, die Bons von qmen.us holt, auf dem Thermodrucker ausgibt und bestätigt.

Monitor

Der Wandbildschirm, der live die Warteschlange dieser Station zeigt, passwortgeschützt.

Kellner-App

Die Bestellseite, die jeder Kellner über einen eigenen Link des Restaurants öffnet, direkt im Browser des Handys.

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