Zo deactiveer je een tafel en houd je de geschiedenis

Wat een inactieve tafel is

Een tafel deactiveren is hem uit de roulatie halen zonder iets te wissen. De tafel blijft aangemaakt, met hetzelfde nummer en dezelfde link, maar neemt geen nieuwe bestelling meer aan: de ober ziet hem niet meer als hij kiest waar hij de Rekening opent, de QR-code erop opent de gastenpagina niet meer en hij verdwijnt van het QR-vel als je QR-codes printen gebruikt.

De geschiedenis blijft helemaal staan. Open je de kaart van de tafel, dan zie je nog elke oude bestelling, Geserveerd en Geannuleerd, per dag gegroepeerd, plus de prestaties van de laatste 30 dagen: bestellingen, omzet, gemiddelde bestelwaarde en geannuleerd. Daarom deactiveert qmen.us in plaats van te wissen als de tafel al gebruikt is: het verleden hangt aan die bestellingen en dat gooien we niet weg.

Waarom deactiveren in plaats van wissen

• De geschiedenis beschermt zichzelf. Je hoeft de regel niet eens te onthouden: heeft de tafel al een bestelling gehad, dan wordt Verwijderen automatisch deactiveren, en door een schoonmaakbeurt in de zaal verdwijnt er geen omzet uit het rapport.
• Niemand opent per ongeluk een bestelling. Een inactieve tafel verschijnt niet voor de ober als hij kiest waar hij invoert, en de oude QR-code opent niet meer. Geen verloren bestelling aan een tafel die niet eens in de zaal staat.
• Het QR-vel komt schoon uit de printer. QR-codes printen verzamelt alleen actieve tafels, dus bij het opnieuw printen verspil je geen vel aan een tafel die niet meer in de zaal staat.
• Terugdraaien kost één tik. Heractiveren geeft de tafel terug met dezelfde code, dezelfde link en dezelfde QR-code. Geen stickers opnieuw plakken als de tafel terugkomt van reparatie.

Zo deactiveer je een tafel in 6 stappen

Zes stappen, en de vijfde is alleen interessant als de tafel nooit een bestelling heeft gehad.

1. Open de lijst met Tafels

   Open in je gedeelte Restaurant beheren de Tafels. Elke tafel is een kaart met de QR-code, de openbare link en een label bovenaan: Vrij, Bezet of inactief. Van daaruit gebeurt alles wat je hier gaat doen.

2. Controleer of de tafel bezet is

   Kijk eerst naar het label op de kaart. Staat er Bezet, dan is er een Rekening open: sluit hem eerst en geef de tafel vrij. Zodra de tafel inactief is, opent de QR-code niet meer, en wie de bestelling nog op zijn telefoon volgt, komt op een pagina die uit de lucht is.

   Tip: Een al verstuurde bestelling gaat niet verloren: hij blijft in de lijst van de ober en kan daar gewoon worden gesloten, ook als de tafel inactief is. Wat verdwijnt is de openbare pagina van de QR-code.

3. Tik op Verwijderen op de kaart

   Onderaan de kaart staat de knop Verwijderen. Die opent de bevestiging Tafel verwijderen?, die er duidelijk bij zegt: heeft de tafel bestellingen in de geschiedenis, dan wordt hij gedeactiveerd in plaats van gewist. Bevestig met Tafel verwijderen.

4. Controleer of hij inactief is geworden

   De melding Tafel gedeactiveerd (heeft bestellingen) verschijnt en de kaart wordt meteen opnieuw getekend: label inactief bovenaan en het blok Tafel inactief — neemt geen nieuwe bestellingen aan. Vanaf dat moment verdwijnt hij uit de tafelkeuze van de ober, van de openbare pagina en van het QR-vel, en telt het Dashboard hem niet meer mee in het totaal aan tafels.

5. Een tafel zonder bestellingen? Gebruik het veld Actief

   Een net aangemaakte tafel heeft geen geschiedenis om te beschermen, dus Verwijderen wist hem echt. Wil je de code bewaren, open dan de kaart van de tafel, kijk naar het adres (zoiets als /restaurante/mesas/12/), voeg editar/ achteraan toe en haal het vinkje bij Actief weg; daarna Opslaan. Raak Nummer of code op dat scherm niet aan: een wijziging daar verandert de link, en de QR-code op de tafel werkt dan niet meer. En kies voor een tafel met geschiedenis altijd Verwijderen op de kaart: dat is de weg die de bestellingen beschermt.

6. Heractiveer als de tafel terugkomt

   Op de inactieve kaart maakt de knop Naam wijzigen plaats voor Heractiveren. Eén tik en klaar: de melding Tafel geheractiveerd verschijnt, het label wordt weer Vrij en de tafel is weer zichtbaar voor de ober, op de openbare pagina en op het QR-vel. Omdat de code niet is veranderd, werkt de QR-code die er al op zit weer: je hoeft niets opnieuw te printen.

Veelgestelde vragen

Begrippenlijst

Inactieve tafel

Uitgeschakelde tafel: neemt geen nieuwe bestellingen aan en staat niet op de print, maar bewaart de geschiedenis.

Tafel

Elke plek in de zaal die in het systeem is aangemaakt, met een eigen QR-code om bestellingen te openen.

QR-code van de tafel

De code die op de Tafel is geprint en die de gast met de telefoon scant, zonder in te loggen.

QR-vel

De printpagina die de QR-code van alle actieve tafels bij elkaar zet, drie per rij.

Rekening

De open rekening van een Tafel, waar de items bij elkaar worden opgeteld tot het afsluiten.

Gerelateerde handleidingen