Chi phí phần mềm cho quán ăn ở Việt Nam

Chi phí của một phần mềm nhà hàng gồm những gì

Chi phí thường chia làm năm nhóm. Thứ nhất là phí thuê bao phần mềm, trả theo tháng, theo năm hoặc mua bản quyền một lần. Thứ hai là phí khởi tạo hoặc kích hoạt, trả một lần lúc bắt đầu. Thứ ba là thiết bị: máy bán hàng, máy tính bảng, máy in hóa đơn, máy in bếp, màn hình hiển thị mã QR, ngăn kéo tiền. Thứ tư là phí theo đơn: hoa hồng của GrabFood hay ShopeeFood, phí thanh toán thẻ. Thứ năm là phần tuân thủ thuế: hóa đơn điện tử, chữ ký số, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán mà tự kê khai. Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, có thể là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Với nhiều quán, khoản thứ năm này giờ quyết định phải chọn phần mềm nào.

Vì sao cần tính cả năm chứ không chỉ một tháng

• Giá ký dài hạn rẻ hơn nhưng khóa bạn lại. Sapo FnB Pro niêm yết 399.000đ/tháng nhưng còn 249.000đ/tháng khi ký từ 2 năm, và miễn phí khởi tạo 1.500.000đ.
• Phí khởi tạo làm năm đầu đắt hơn. Với Sapo FnB Start Up trả theo tháng, 12 tháng niêm yết là 2.988.000đ, cộng phí khởi tạo 1.000.000đ thành 3.988.000đ năm đầu.
• Có bên không ghi rõ kỳ hạn. Bảng phí F&B của KiotViet ghi 270.000đ, 330.000đ, 490.000đ mà không có "/tháng" hay "/năm" cạnh giá; chỉ phí chi nhánh thêm ghi "/tháng".
• Hoa hồng sàn tăng theo doanh thu. GrabFood thu hoa hồng theo tỷ lệ trong hợp đồng dịch vụ, nên đơn càng nhiều thì phí càng lớn, khác với phí phần mềm cố định.
• Hóa đơn điện tử có thể có giới hạn số lượng. KiotViet tặng 5.000 hóa đơn mỗi năm ở gói Hỗ trợ, 20.000 mỗi chi nhánh ở gói Chuyên nghiệp và 50.000 ở gói Cao cấp.

Bảng chi phí theo nhà cung cấp

Mọi con số dưới đây lấy từ trang của chính nhà cung cấp vào ngày kiểm tra. "Theo báo giá" nghĩa là không có giá công khai; chúng tôi không đoán.

qmen.us

qmen.us không thu phí tháng, không thu hoa hồng theo đơn, không có gói trả phí và không cần thẻ. Nó chạy trên trình duyệt của điện thoại, máy tính bảng hay TV mà quán đã có; chỉ có agent in phiếu bếp là phải cài, và đó là tùy chọn, chạy trên Linux, Windows hoặc app Android. Nếu bạn nhờ một đối tác được chứng nhận cài đặt giúp, bạn trả phí trực tiếp cho người đó và qmen.us không nhận phần nào; phần mềm vẫn miễn phí.

Đổi lại, qmen.us không thay được chi phí hóa đơn điện tử: nó không phải máy tính tiền, không xuất hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, không có cổng thanh toán, không nhận thẻ hay VietQR trong hệ thống, không có máy POS. Quán thuộc diện phải xuất hóa đơn điện tử vẫn trả cho một phần mềm tính tiền; qmen.us chỉ giúp bạn không phải trả thêm cho phần gọi món QR, app phục vụ và màn hình bếp.

KiotViet

Ba gói F&B: Hỗ trợ 270.000đ (tối đa 3 tài khoản, khởi tạo miễn phí, 5.000 hóa đơn điện tử/năm, chữ ký số và phần mềm kế toán hộ kinh doanh miễn phí), Chuyên nghiệp 330.000đ (thêm 270.000đ mỗi chi nhánh/tháng, 20.000 hóa đơn/chi nhánh/năm, kết nối ShopeeFood/GrabFood) và Cao cấp 490.000đ (thêm 375.000đ mỗi chi nhánh/tháng, 50.000 hóa đơn/chi nhánh/năm). Trang không ghi kỳ hạn cạnh ba mức giá chính, nên hãy hỏi KiotViet đó là giá tháng hay năm trước khi cộng. Trang nhà hàng liệt kê thiết bị bán kèm: máy bán hàng, máy in hóa đơn, máy in tem, máy quét mã vạch, màn hình QR và ngăn kéo tiền.

Sapo FnB

Start Up niêm yết 249.000đ/tháng, 170.000đ/tháng khi ký từ 2 năm; Pro niêm yết 399.000đ/tháng, 249.000đ/tháng khi ký từ 2 năm. Phí khởi tạo 1.000.000đ cho Start Up và 1.500.000đ cho Pro, miễn khi ký từ 2 năm. Gói không gồm phần cứng; thiết bị hiển thị mã QR thanh toán QR03 giá 490.000đ. Ví dụ Pro trả tháng: 12 × 399.000đ = 4.788.000đ, cộng 1.500.000đ khởi tạo, thành 6.288.000đ năm đầu; ký 2 năm: 24 × 249.000đ = 5.976.000đ cho cả hai năm.

POS365

1.950.000đ cho 12 tháng, không giới hạn hàng hóa, đơn và tài khoản nhân viên, trang ghi "không phát sinh chi phí gì khác". Gói 2 năm 3.900.000đ, tặng thêm 1 năm nếu đăng ký trong ngày theo trang. Bộ giải pháp hóa đơn điện tử, không giới hạn hóa đơn và lượt ký số, được tặng miễn phí đến hết năm 2028.

Ocha POS

Bán theo gói trong app Ocha POS VN: 123.000đ/1 tháng, 369.000đ/3 tháng, 739.000đ/6 tháng, 1.479.000đ/1 năm. Đây là mức phí phần mềm thấp nhất trong các bên có giá công khai mà chúng tôi kiểm tra.

CukCuk (MISA)

Trang cukcuk.vn chặn truy cập tự động khi chúng tôi kiểm tra, nên giá tại Việt Nam ghi là theo báo giá. Trang quốc tế cukcuk.com: Starter 30 USD/tháng (360 USD/năm), Standard 55 USD/tháng, Professional 75 USD/tháng, cộng phí kích hoạt 100 USD sau thời gian dùng thử. Hãy hỏi MISA giá bằng đồng.

iPOS (FABi, FABiBox)

iPOS.vn không công bố giá FABi hay các mô-đun KDS, O2O, Invoice; trang mời liên hệ để báo giá. FABiBox có bản cơ bản miễn phí sau 14 ngày dùng thử Pro, bản quyền trọn đời mua trong app, và máy POS Android có máy in nhiệt tích hợp; giá phần mềm trọn đời và gói kèm máy đều theo tư vấn.

GrabFood

Nếu bạn bán giao hàng, tính thêm phí sàn: Grab thu Gói Thương Nhân Mới 1,2 triệu đồng (đã gồm VAT) với mỗi quán đăng ký mới ở TP.HCM và Hà Nội từ 01/09/2023, và hoa hồng mỗi đơn theo tỷ lệ trong hợp đồng dịch vụ. Trang của Grab không ghi tỷ lệ, nên hãy đọc kỹ hợp đồng.

Ước tính chi phí năm đầu trong 5 bước

Năm bước để ra một con số thật cho quán bạn, thay vì so giá quảng cáo.

1. Xác định nghĩa vụ hóa đơn

   Nếu doanh thu năm vượt 1 tỷ đồng, bạn phải có hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Khi đó phí phần mềm tính tiền là khoản bắt buộc, và câu hỏi chỉ còn là bên nào. Nếu chưa tới ngưỡng, việc dùng hóa đơn điện tử là tự nguyện, và bạn có nhiều lựa chọn rẻ hơn.

2. Đưa mọi giá về 12 tháng

   Nhân giá tháng với 12, chia giá nhiều năm cho số năm, và hỏi lại nhà cung cấp khi trang không ghi kỳ hạn. Ghi rõ đó là giá niêm yết hay giá khi ký dài hạn.

3. Cộng phí một lần và thiết bị

   Cộng phí khởi tạo, máy bán hàng, máy in hóa đơn, máy in bếp và màn hình QR. Kiểm tra xem máy bạn đang có dùng lại được không: phần mềm chạy trên trình duyệt như qmen.us dùng được điện thoại và TV sẵn có.

4. Ước phí theo đơn

   Nếu có bán qua GrabFood hay ShopeeFood, lấy tỷ lệ hoa hồng trong hợp đồng nhân với doanh thu giao hàng dự kiến. Hỏi thêm ngân hàng về phí nhận chuyển khoản và phí thẻ nếu bạn nhận thẻ.

5. So với phần bạn có thể dùng miễn phí

   Xem phần nào của quy trình không cần nằm trong phần mềm tính tiền. Thực đơn QR, app phục vụ và màn hình bếp có thể chạy miễn phí trên qmen.us, cạnh một gói tính tiền thấp hơn, nếu gói đó vẫn đáp ứng nghĩa vụ hóa đơn của bạn.

   Mẹo: Ghi tất cả vào một bảng tính với ba cột: năm đầu, năm thứ hai và chi phí khi muốn đổi phần mềm. Cột cuối thường bị quên nhất.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn

Giá được kiểm tra ngày 28/10/2026; hãy xác nhận lại trên trang của từng nhà cung cấp trước khi quyết định.

• KiotViet — Bảng phí dịch vụ
• KiotViet — Phần mềm quản lý nhà hàng
• Sapo — Bảng giá dịch vụ
• POS365 — Phí dịch vụ
• App Store — Ocha POS VN
• CukCuk — Packages (trang quốc tế)
• iPOS.vn — Danh sách sản phẩm
• iPOS.vn — FABiBox
• Grab Việt Nam — Đăng ký Đối tác GrabFood
• Cổng thông tin Chính phủ — Toàn văn Nghị định 141/2026/NĐ-CP
• VnExpress — Từ 2026, hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai thuế

Thuật ngữ

Thực đơn

Màn hình chứa các món, danh mục, giá và ảnh của bạn. Thực đơn điện tử mà khách thấy qua mã QR của bàn được tạo từ đây.

Màn hình bếp

Màn hình treo tường hiển thị trực tiếp hàng chờ của khu đó, được bảo vệ bằng mật khẩu.

Ứng dụng phục vụ

Trang gọi món mà mỗi nhân viên phục vụ mở bằng một liên kết riêng của nhà hàng, ngay trên trình duyệt điện thoại.

Tài liệu liên quan