Cách chọn phần mềm cho quán ăn: danh sách kiểm tra

Chọn phần mềm nhà hàng nghĩa là chọn những gì

Một phần mềm nhà hàng thật ra là nhiều quyết định gộp lại. Bạn chọn cách tính tiền và xuất hóa đơn, cách khách gọi món (nhân viên ghi, khách quét QR, hay cả hai), cách món tới bếp (phiếu in hay màn hình), cách nhận đơn giao hàng, và loại thiết bị cả quán sẽ dùng mỗi ngày.

Ở Việt Nam, quyết định đầu tiên giờ là chuyện thuế. Từ 01/01/2026, hộ kinh doanh không còn nộp thuế khoán mà chuyển sang tự kê khai. Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng ngưỡng doanh thu không phải chịu thuế lên 1 tỷ đồng mỗi năm và quy định hộ có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, có thể là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế. Trước đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Vì vậy câu hỏi "phần mềm này có xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không" phải được hỏi trước mọi câu khác.

Vì sao cần một danh sách kiểm tra

• Hóa đơn điện tử: quán trên 1 tỷ đồng doanh thu năm cần phần mềm xuất hóa đơn có mã. qmen.us không làm được việc này.
• Thanh toán: khách Việt Nam quen chuyển khoản bằng mã VietQR qua Napas 247, chạy 24/7, mỗi giao dịch dưới 500 triệu đồng. Hỏi phần mềm có tạo mã VietQR theo từng hóa đơn và tự xác nhận tiền vào không.
• Sàn giao đồ ăn: nếu bạn bán qua GrabFood, ShopeeFood hay BeFood, hỏi đơn có tự đổ vào phần mềm không, và ở gói nào.
• Thiết bị: phần mềm chạy trên máy sẵn có hay bắt buộc mua máy POS, máy in, màn hình QR của họ.
• Offline: internet chập chờn là chuyện thường; hỏi quán vẫn bán, vẫn in phiếu bếp được không khi mất mạng.
• Hỗ trợ: ai trả lời lúc 12 giờ trưa thứ Bảy, có đến tận quán không.
• Chi phí đổi: hợp đồng dài hạn, dữ liệu xuất ra được không, hóa đơn cũ lưu ở đâu.

So sánh nhanh theo danh sách kiểm tra

Bảng ngắn với bốn lựa chọn phổ biến, chỉ ghi những gì từng bên công bố trên trang của họ vào ngày kiểm tra.

qmen.us

qmen.us hợp khi bạn cần thực đơn QR, app phục vụ, màn hình bếp, bảng gọi số trên TV và khách tự gọi món mà không muốn trả phí tháng hay hoa hồng; khi quán chưa thuộc diện bắt buộc hóa đơn điện tử, hoặc đã có phần mềm tính tiền và chỉ muốn thêm phần gọi món; khi bạn muốn dùng điện thoại, máy tính bảng và TV sẵn có. Giao diện có tiếng Việt, giá ghi bằng đồng, và in phiếu bếp vẫn chạy khi mất internet nhờ trang gọi món trong mạng nội bộ của agent in.

qmen.us không hợp khi bạn cần một máy tính tiền xuất hóa đơn điện tử, nhận thẻ hoặc VietQR ngay trong hệ thống, đơn GrabFood/ShopeeFood tự đổ về, quản lý kho và định lượng, đóng mở ca thu ngân, đặt bàn, sơ đồ bàn, chế độ kiosk, nhiều chi nhánh trong một tài khoản, hoặc vai trò quản lý và thu ngân riêng. Nhóm phát triển nhỏ, ở Brazil, hỗ trợ qua trang liên hệ và WhatsApp; không có ai đến tận quán.

KiotViet

KiotViet trả lời được phần lớn danh sách trong một hệ thống: hóa đơn điện tử kèm số lượng theo gói (5.000 mỗi năm ở gói Hỗ trợ), thanh toán VietQR qua Napas và thẻ Visa/Master, kết nối ShopeeFood/GrabFood từ gói Chuyên nghiệp, bán offline và đồng bộ lại khi có mạng, cùng thiết bị bán kèm. Hỏi lại kỳ hạn của ba mức giá và giới hạn 3 tài khoản ở gói Hỗ trợ.

Sapo FnB

Sapo FnB phát hành hóa đơn điện tử trên app bán hàng và có QR Order ở gói Pro. Start Up 249.000đ/tháng niêm yết với 5 thiết bị; Pro 399.000đ/tháng niêm yết với thiết bị không giới hạn; giảm còn 170.000đ và 249.000đ/tháng khi ký từ 2 năm. Phí khởi tạo 1.000.000đ hoặc 1.500.000đ, miễn khi ký từ 2 năm.

POS365

POS365 bán theo năm, 1.950.000đ cho 12 tháng, không giới hạn hàng hóa, đơn và tài khoản nhân viên, và tặng bộ hóa đơn điện tử, không giới hạn hóa đơn và lượt ký số, đến hết năm 2028. Gói F&B có máy in LAN/Wi-Fi cho bếp và bar. Hợp nếu bạn ưu tiên chi phí cố định mỗi năm.

Chọn phần mềm theo danh sách trong 6 bước

Sáu bước, đi từ nghĩa vụ pháp lý đến chi phí khi muốn bỏ đi.

1. Xác định nghĩa vụ hóa đơn điện tử

   Hỏi kế toán doanh thu năm của quán có trên 1 tỷ đồng không, và quán đang là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp. Nếu phải dùng hóa đơn điện tử có mã, chỉ giữ lại những phần mềm xuất được hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn có mã, và hỏi họ đã kết nối với cơ quan thuế chưa.

2. Chọn cách thu tiền

   Liệt kê cách khách của bạn trả: tiền mặt, chuyển khoản VietQR, ví MoMo, thẻ. Nếu muốn mã VietQR theo từng hóa đơn và tự xác nhận tiền vào, chọn phần mềm có tích hợp thanh toán; qmen.us không có, tiền thu ngoài hệ thống.

3. Quyết định về sàn giao đồ ăn

   Nếu đơn GrabFood, ShopeeFood chiếm phần lớn doanh thu, ưu tiên phần mềm gom đơn sàn vào một màn hình, như KiotViet từ gói Chuyên nghiệp hay iPOS FABi. Nhớ cộng hoa hồng sàn, vốn theo tỷ lệ trong hợp đồng, vào chi phí.

4. Kiểm tra thiết bị và mạng

   Đếm máy bạn đang có: điện thoại, máy tính bảng, TV, máy in. Hỏi phần mềm có chạy trên chúng không và quán làm gì khi mất internet. Thử rút dây mạng trong lúc dùng thử để xem thật.

   Mẹo: Với qmen.us, cài agent in phiếu trên một máy tính trong quán: khi mất internet, nhân viên vẫn gọi món qua trang nội bộ, phiếu vẫn in ở bếp, và khi có mạng lại đơn được đồng bộ mà không in lần hai.

5. Hỏi về hỗ trợ

   Hỏi giờ hỗ trợ, kênh liên hệ, thời gian phản hồi và có kỹ thuật viên đến quán không. Phần mềm càng nằm ở trung tâm quầy thu ngân, hỗ trợ càng quan trọng.

6. Tính chi phí khi muốn bỏ đi

   Đọc thời hạn hợp đồng, giá khi gia hạn, cách xuất dữ liệu món và báo cáo, nơi lưu hóa đơn đã xuất. Ký 2 năm có thể rẻ hơn mỗi tháng, như ở Sapo FnB, nhưng làm việc đổi phần mềm khó hơn.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn

Giá được kiểm tra ngày 28/10/2026; hãy xác nhận lại trên trang của từng nhà cung cấp trước khi quyết định.

• KiotViet — Bảng phí dịch vụ
• KiotViet — Phần mềm quản lý nhà hàng
• Sapo — Bảng giá dịch vụ
• POS365 — Phí dịch vụ
• iPOS.vn — FABi
• iPOS.vn — FABiBox
• NAPAS — Dịch vụ chuyển nhanh NAPAS 247 bằng mã VietQR
• Grab Việt Nam — Đăng ký Đối tác GrabFood
• Cổng thông tin Chính phủ — Toàn văn Nghị định 141/2026/NĐ-CP
• Cổng hành chính công tỉnh Nghệ An — Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• VnExpress — Từ 2026, hộ kinh doanh chuyển sang tự kê khai thuế

Thuật ngữ

Thực đơn

Màn hình chứa các món, danh mục, giá và ảnh của bạn. Thực đơn điện tử mà khách thấy qua mã QR của bàn được tạo từ đây.

Mã QR của bàn

Mã in tại Bàn mà khách quét bằng điện thoại, không cần đăng nhập.

Màn hình bếp

Màn hình treo tường hiển thị trực tiếp hàng chờ của khu đó, được bảo vệ bằng mật khẩu.

Tài liệu liên quan