Scegliere il sistema del ristorante: la checklist

Cosa deve fare il sistema per il tuo locale

Un sistema per ristorante è l'insieme di strumenti che porta l'ordine dal cliente alla cucina e poi al conto: menu, comande, schermo o stampante in cucina, cassa e pagamento. Alcuni fornitori vendono tutto in un pacchetto; altri fanno bene una parte e si affiancano al resto. Un bar con dieci tavoli e una trattoria con tre postazioni di cucina hanno bisogni molto diversi.

Per questo la prima domanda non è «quale software», ma «dove si inceppa il mio servizio». Se la cassa funziona e il problema è il passaggio sala-cucina, ti basta un sistema di comande. Se non hai ancora un registratore o vuoi cambiare POS, ti serve una cassa. Se il telefono squilla per prenotare, ti serve un'agenda. La checklist qui sotto ti aiuta a metterlo in fila.

Perché una checklist

• Evita gli errori fiscali. In Italia i corrispettivi vanno memorizzati e trasmessi all'Agenzia delle Entrate dal 1° gennaio 2020, e dal 2026 il POS va abbinato al registratore telematico.
• Rende confrontabili le offerte. Con le stesse domande per tutti, un prezzo su richiesta e un listino pubblico si possono mettere uno accanto all'altro.
• Fa emergere i costi nascosti. Commissioni sulle carte, sugli ordini, hardware, installazione e rinnovi automatici.
• Protegge il servizio. Una connessione che cade alle 13 non deve fermare la cucina.
• Ti dice quando non cambiare. A volte basta aggiungere un pezzo a quello che hai.

Quattro opzioni a confronto

Per vedere la checklist all'opera, ecco quattro sistemi molto diversi valutati sugli stessi criteri, con i dati pubblicati dai fornitori.

qmen.us

Quando qmen.us va bene: hai già un registratore telematico o una cassa certificata, e ti serve organizzare sala e cucina senza spendere. qmen.us è gratis, senza canone né commissioni: menu digitale con QR dei tavoli, app del cameriere sul telefono, monitor della cucina con più postazioni, schermo degli ordini pronti, ordine autonomo del cliente e ordini da casa. Funziona nel browser dei dispositivi che hai, stampa le comande su stampante termica anche senza internet e poi sincronizza senza ristampare. Puoi scegliere valuta e fuso orario, quindi va bene anche in Ticino con i prezzi in franchi.

Cosa manca a qmen.us

Quando qmen.us non va bene: se cerchi la cassa fiscale, i pagamenti con carta o online, il collegamento con il POS, il conto diviso, gli ordini di Glovo, Deliveroo o Just Eat nello stesso schermo, il magazzino, la mappa della sala, le prenotazioni, il kiosk o più sedi con un account. Mancano anche i ruoli di responsabile e cassiere: ci sono solo titolare, cameriere e cucina. L'assistenza è a distanza, dalla pagina contatti e da WhatsApp, con un team piccolo che ha sede in Brasile. In questi casi Cassa in Cloud, Tilby o SumUp coprono quello che a qmen.us manca.

Cassa in Cloud

La cassa cloud di TeamSystem, in tre piani (Starter, Professional, Enterprise) con prezzo su richiesta e prova gratuita di 14 giorni. Supporta stampanti fiscali, stampanti di comanda, POS via Bluetooth o Wi-Fi, bilance e cassetti; comprende l'App Comande, il kitchen monitor e la gestione di asporto e consegne. TeamSystem dichiara che l'app funziona senza internet. Va bene se vuoi un unico fornitore con installazione e formazione.

Tilby

Cassa cloud per ristoranti (un tempo Scloby) con prezzo su preventivo in Italia e piani da 39 € al mese più IVA sulla pagina inglese. Gestisce stampanti fiscali e registratori telematici, la mappa della sala e la stampa delle comande, e porta in cassa gli ordini di Just Eat, Glovo e Deliveroo. Va bene se il delivery è una parte importante del tuo lavoro.

SumUp

Cassa e POS con listino pubblico: cassa a 399 € IVA esclusa, Cassa Plus a 49 € al mese IVA esclusa con tavoli e ordini in cucina, carte all'1,95% o allo 0,95% con Pagamenti Plus a 19 € al mese. In Ticino Cassa Plus costa CHF 49 al mese. Va bene se hai un locale piccolo e vuoi sapere subito quanto spendi.

La checklist in 7 passi

Prendi carta e penna, o un foglio di calcolo, e rispondi a ogni punto per ciascuna offerta che stai valutando.

1. Regole fiscali

   In Italia ti serve un registratore telematico o una cassa che memorizzi e trasmetta i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate, e ogni POS va abbinato all'RT nell'area riservata, entro l'ultimo giorno lavorativo del secondo mese dopo la sua attivazione. Chiedi al fornitore se il suo prodotto è la cassa fiscale o se si affianca a una cassa. In Ticino non c'è il registratore telematico: verifica con il fiduciario gli obblighi di contabilità e conservazione.

2. Pagamenti

   Decidi come vuoi incassare: POS al tavolo, al banco, pagamento online dal QR. Confronta le percentuali sulle carte e i canoni dei piani che le riducono. Se il sistema non incassa, come qmen.us, tieni il tuo POS e il tuo fornitore di pagamenti.

3. Piattaforme di delivery

   Conta quanti ordini arrivano da Glovo, Deliveroo o Just Eat. Se sono tanti, avere tutto in cassa ti fa risparmiare tablet e trascrizioni, e Tilby o Cassa in Cloud lo dichiarano. Se sono pochi o nessuno, puoi gestirli a parte e scegliere un sistema più semplice.

4. Hardware

   Elenca cosa hai già: telefoni, tablet, una TV, stampanti. Alcuni sistemi richiedono il loro hardware, altri funzionano nel browser. Chiedi il prezzo di ogni pezzo, chi lo ripara e in quanto tempo.

5. Funzionamento senza internet

   Chiedi cosa succede se la connessione cade a metà servizio: le comande si fermano, si salvano o continuano a stampare? qmen.us, per esempio, funziona senza internet per la stampa delle comande grazie all'agente sulla rete del locale.

6. Assistenza

   Chiedi in che orari risponde l'assistenza, in che lingua e se viene sul posto. Un sistema venduto da un rivenditore locale può costare di più ma includere l'intervento in sala; un servizio online come qmen.us è gratis ma l'aiuto arriva a distanza.

7. Costo del cambio

   Considera durata del contratto, preavviso di disdetta, esportazione dei dati, ricarica del menu, nuovi QR da stampare e ore di formazione. Un sistema gratuito si prova senza rischi accanto a quello che hai; uno con canone annuale va scelto con più cura.

   Consiglio: Prima di firmare un contratto lungo, prova il nuovo sistema per qualche servizio accanto a quello attuale. Con un prodotto gratuito puoi farlo senza scadenze.

Domande frequenti

Fonti

Prezzi verificati il 28 ottobre 2026; controlla sul sito di ogni fornitore prima di decidere.

• Agenzia delle Entrate — d.lgs. 5 agosto 2015, n. 127 (art. 2, corrispettivi telematici)
• Agenzia delle Entrate — Comunicato stampa del 31 ottobre 2025 sul collegamento POS-RT
• Agenzia delle Entrate — Collegamento POS-RT
• KMU Portal (Confederazione) — Contabilità obbligatoria
• TeamSystem — Cassa in Cloud
• TeamSystem — Cassa in Cloud, FAQ
• TeamSystem — Cassa in Cloud, gestione comande
• Tilby — Preventivo
• Tilby — Cloud POS for restaurants
• Tilby — Gestione stampanti
• SumUp Italia — Tariffe
• SumUp Italia — SumUp Cassa
• SumUp Svizzera — Tariffe

Glossario

Comanda

Il conto aperto di un Tavolo, dove i piatti si sommano fino alla chiusura.

Monitor

Lo schermo a parete che mostra in diretta la coda di quella postazione, protetto da password.

App del cameriere

La pagina degli ordini che ogni cameriere apre da un link personale del ristorante, direttamente nel browser del telefono.

Menu

La schermata dove stanno i tuoi piatti, categorie, prezzi e foto. Da qui nasce il menu digitale che il cliente vede dal QR del tavolo.

Risorse correlate