Wat kost een kassa- of bestelsysteem voor horeca?

Waaruit bestaan de kosten

De kosten van een horecasysteem vallen in vijf groepen. De eerste is het abonnement: een vast bedrag per maand, soms per vestiging, soms met een aantal licenties erin. De tweede zijn transactiekosten: wat de betaalprovider per pinbetaling, creditcard of iDEAL-betaling rekent. Die betaal je altijd als je elektronisch afrekent, ook als het abonnement nul is. De derde is commissie: een percentage per bestelling, vooral bij bezorgplatforms zoals Thuisbezorgd, Uber Eats en Deliveroo. De vierde is hardware: tablet, standaard, bonprinter, kassalade, pinautomaat, keukenscherm. De vijfde zijn eenmalige kosten zoals installatie, training of een activatiebedrag.

In België komt er een zesde bij. Wie GKS-plichtig is, moet een gecertificeerde kassa met fiscale datamodule (FDM) gebruiken. Die module zit soms in het pakket, zoals de black box in de pakketten van Restomax, en soms koop of huur je hem apart. Nederland kent geen verplichte gecertificeerde kassa, maar wel de plicht om de gegevens uit je afrekensysteem 7 jaar in detail te bewaren; een systeem dat dat goed doet, scheelt later gedoe met de Belastingdienst.

Waarom je de hele som moet maken

• Licenties tellen op. Lightspeed Basic kost € 89 per maand met één licentie; elke extra kassa, Tableside-telefoon of keukenscherm is € 49 per maand. Met drie schermen zit je op € 187.
• Transactiekosten groeien mee met je omzet. Een paar cent per pinbetaling is weinig per keer, maar het is een kostenpost die elke maand terugkomt.
• Commissie is de grootste post bij bezorging. Uber Eats rekent in Nederland 30% als hun koeriers bezorgen en 14% als je zelf bezorgt of de gast afhaalt, plus een eenmalig activatiebedrag van € 400.
• Contracten bepalen hoe snel je weg kunt. Orderli Starter en de pakketten van Restomax hebben een jaarcontract; Tebi en unTill Air zeggen dat je maandelijks kunt stoppen.
• Gratis software verschuift de kosten, maar haalt ze niet altijd weg. Een gratis bestelsysteem naast een kassa betekent dat je de kassa nog steeds betaalt.

Kosten per leverancier

Alle bedragen komen van de eigen prijspagina's. Waar btw of contractduur niet wordt genoemd, laten we het open. Hardwareprijzen staan bij geen van de kassaleveranciers op de prijspagina; die zijn op aanvraag.

qmen.us

qmen.us kost € 0: geen maandbedrag, geen commissie per bestelling, geen betaald plan en geen creditcard. Het draait in de browser op apparaten die je al hebt: de ober op zijn telefoon, de keuken op een tablet of oude laptop, het afhaalscherm op een tv. Alleen voor bonnetjes heb je een thermische printer nodig, met de gratis printagent op een Linux- of Windows-computer of de Android-app. Een gecertificeerde partner kan alles voor je inrichten; dat bedrag betaal je rechtstreeks aan de partner en qmen.us neemt er geen deel van.

Wat je er niet mee bespaart: qmen.us is geen kassa, maakt geen fiscale kassabon en neemt geen kaartbetalingen aan. Je hebt dus nog steeds een manier nodig om af te rekenen: in Nederland een kassa of pinautomaat met een sluitende administratie, in België boven de drempel een GKS. En in België mag een GKS-plichtige zaak bestellingen met tafelbeheer of keukensturing alleen invoeren in een systeem met GKS-beveiligingen, wat qmen.us niet heeft. Voor die zaken kan qmen.us de kosten niet verlagen. Beste voor: de bestelstroom van tafel naar keuken gratis regelen in Nederland, of in België onder de GKS-drempel.

Tebi

Tebi heeft het meest omzetafhankelijke model: geen abonnement in maanden met een omzet tot € 10.000 excl. btw, daarboven een bedrag dat met de omzet meegroeit (de rekentool toont € 100 per maand bij € 60.000 omzet). Pinbetalingen gaan via Interchange++: Tebi rekent € 0,05 per transactie met de kaart aanwezig, plus interchange en scheme fee; voor online betalingen 0,25% plus kaartkosten. Tap to Pay op je telefoon kost € 0,06 per transactie op iOS en € 0,03 op Android. Hardware koop je één keer; prijzen staan niet op de pagina. Beste voor: wie een volledige kassa wil en geen vast bedrag in rustige maanden.

unTill Air

unTill Air kost € 21,85 (Basis), € 33,85 (Standaard, met keuken- en barbonnen) of € 44,85 (Horeca, met tafelplan) per maand excl. btw, met 15% korting als je per jaar betaalt. Je gebruikt je eigen Apple- of Android-apparaat; een pinterminal of klantendisplay kun je bij de webshop van een reseller bestellen. De eerste 14 dagen zijn gratis. Beste voor: een voorspelbaar laag maandbedrag voor een kleine zaak.

Lightspeed

Lightspeed kost € 89 (Basic, 1 licentie), € 159 (Core, 2 licenties) of € 249 (Pro, 3 licenties) per maand, met € 49 per extra licentie. Een licentie is een tabletkassa, een Tableside-apparaat of een keukenscherm. Kiosk, reserveringen en een aantal koppelingen zijn add-ons waarvoor extra kosten kunnen gelden. De betalingstarieven heten "standaard" in Basic en "aangepast" in Core en Pro; bedragen staan er niet bij. Beste voor: zaken met meerdere schermen en vestigingen die één leverancier willen.

Orderli

Orderli is een QR-bestelplatform naast je kassa: Starter € 79 per maand excl. btw (jaarcontract, € 948 per jaar), Standard € 126 per maand bij jaarbetaling of € 149 per maand, Professional op aanvraag. Per online betaling: iDEAL | Wero € 0,35 (Starter) of € 0,29 (Standard), Visa en Mastercard uit de EU vanaf € 0,15 + 1,5%, American Express vanaf € 0,25 + 2,6%, Bancontact vanaf € 0,20. Beste voor: zaken die betalen aan tafel willen versnellen naast hun bestaande kassa.

Restomax

Restomax noemt drie pakketten met jaarcontract: Table Menu € 149, Quick Menu € 249 en All-in Menu € 349 per vestiging per maand, met onder meer onbeperkt kassa's en de fiscale black box. In de prijssimulator kosten losse modules tussen € 6 en € 99 per maand, zoals Restomax Book voor reserveringen à € 9,90 per maand. Beste voor: Vlaamse zaken die GKS 2.0 en tafelservice in één pakket willen.

Uber Eats

Uber Eats rekent in Nederland geen maandbedrag maar commissie per bestelling: 30% als Uber bezorgt, 14% als je zelf bezorgt en 14% bij afhalen. Daarnaast is er een eenmalig activatiebedrag van € 400, dat in de eerste 8 weken van je omzet wordt afgetrokken, maximaal € 50 per week. Thuisbezorgd en Deliveroo publiceren hun tarieven niet op een pagina die we konden openen; die zijn op aanvraag. Beste voor: nieuwe gasten bereiken die je zonder platform niet ziet, tegen een duidelijke prijs per bestelling.

Zo maak je je jaarsom

Neem een gewone maand uit je administratie en reken elke kostenpost door. Zo vergelijk je appels met appels.

1. Schrijf je omzet en aantal betalingen op

   Pak je omzet per maand, het aantal pinbetalingen en het deel dat via bezorgplatforms binnenkomt. Zonder die drie getallen kun je Tebi, Orderli en Uber Eats niet eerlijk naast een vast abonnement zetten.

2. Tel het abonnement met alle licenties

   Tel hoeveel kassa's, telefoons voor obers en keukenschermen je nodig hebt. Bij Lightspeed is elke extra licentie € 49 per maand; bij Tebi en qmen.us zijn extra schermen niet extra.

3. Reken de transactiekosten uit

   Vermenigvuldig je aantal pinbetalingen met het vaste bedrag per transactie en tel er de procentuele kosten bij op. Vraag de leverancier om een voorbeeldberekening op jouw aantallen als de tarieven niet op de site staan.

4. Zet de commissie op een rij

   Tel wat je via elk bezorgplatform omzet en reken het tarief erover. Bij Uber Eats is dat 14% of 30%. Wat je via je eigen bestelsite of je eigen pagina binnenhaalt, kost geen commissie, alleen de betaalkosten als de gast online betaalt.

5. Voeg hardware en eenmalige kosten toe

   Vraag een offerte voor tablets, printers, pinautomaat en kassalade, en verdeel het bedrag over drie jaar. Controleer of je bestaande apparaten bruikbaar zijn: unTill Air en qmen.us draaien op eigen apparaten.

6. Check de fiscale verplichting

   In België boven € 25.000 maaltijdomzet per jaar excl. btw heb je een gecertificeerde GKS-kassa met FDM nodig; nieuwe zaken direct GKS 2.0. In Nederland moet je afrekensysteem de gegevens 7 jaar in detail bewaren. Een goedkoop systeem dat hier niet aan voldoet, is uiteindelijk het duurste.

   Tip: Vraag elke leverancier dezelfde vraag: wat kost het bij precies mijn omzet, mijn aantal pinbetalingen en mijn aantal schermen, alles inbegrepen, per jaar. Vergelijk alleen die getallen.

Veelgestelde vragen

Bronnen

Prijzen gecontroleerd op 28 oktober 2026; controleer ze op de site van elke leverancier voordat je beslist.

• Tebi — Prijzen
• unTill Air — Prijzen
• Lightspeed — Prijzen horeca kassasysteem
• Orderli — Prijzen
• Restomax — Tarieven
• Uber Eats — Prijzen voor restaurants in Nederland
• Deliveroo — Partner worden (België)
• FOD Financiën — Moet ik een GKS gebruiken?
• FOD Financiën — Hoe moet ik het GKS gebruiken?
• FOD Financiën — GKS 2.0: laatste verlenging tolerantieperiode
• Belastingdienst — Handreiking voor een betrouwbaar afrekensysteem (pdf)

Begrippenlijst

Menukaart

Het scherm met je items, categorieën, prijzen en foto's. Hier komt de digitale menukaart vandaan die de gast via de QR-code van de tafel ziet.

Scherm

Het wandscherm dat live de wachtrij van dat bereidingsstation toont, beveiligd met een wachtwoord.

Printagent

Het programmaatje dat op het apparaat in de keuken draait, de bonnetjes bij qmen.us ophaalt, op de thermische printer afdrukt en bevestigt.

Gerelateerde handleidingen